komunikasi

Pengertian dan  Arti Penting Komunikasi

Manusia merupakan makhluk sosial yang dimana kegiatanya tidak lepas dari berinteraksi / berkomunikasi antara manusia satu dengan yang lainnya. Tanpa adanya komunikasi manasia akan kesulitan karena manusia itu tidak dapat hidup sendiri tanpa bantuan orang lain. Maka dari itu kita perlu mengetahui pengertian dan maanfaat komunikasi di dalam kehidupan sehari hari maupun dalam kehidupan berorganisasi

Pengertian komunikasi disini sendiri adalah penyampaian pesan dari komunikator atau sender kepada komunikan atau receiver melalui media tertentu yang menyebabkan adanya respon antara sender dan receiver. Komunikasi itu termasuk dalam fungsi dasar dari manajemen dalam organisasi, sedangkan organisasi itu sendiri merupakan sekelompok orang yang bekerjasama  untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi bisa diartikan bahwa komunikasi dalam organisasi itu merupakan suatu komunikasi atau proses untuk anggota menghimpun informasi yang berhubungan dengan organisasi itu dan merubah apa saja yang terjadi di dalamnya. Komunikasi itu sangat penting supaya tidak terjadi kesalahan dalam menyampaikan informasi ke semua anggota di suatu organisasi sehingga tercapainya suatu tujuan.

komunikasi yang efektif sangat penting bagi manajer, karena sebagai proses dimana fungsi manajemen seperti fungsi perencanaan, fungsi pengoranisasian, fungsi kepemimpinan, fungsi pengendalian dapat dicapai. Dan biasanya komunikasi sering terganggu karena adanya masalah semati / arti kata, tak adanya umpan balik, saluran komunikasi, gangguan fisik, perbedaan budaya dan status.

 Ada pedoman untuk mendapatkan komunikasi secara efektif antara lain yaitu bahwa seseorang harus mendengarkan secara aktif, usahakan memberikan umpan balik, langsung pada masalah, menggambarkan situasi dan meringkas. Proses komunikasi memungkinkan para manajer menjalankan tanggung jawab dan informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi manajer baik secara lisan maupun tulisan.

Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain

Jenis dan Proses Komunikasi

  

Komunikasi terjadi harus berdasar faktor-faktor di bawah ini juga agar komunikasi dapat berjalan lancar baik untuk pihak komunikator maupun komunikan.

·         Ketepatan waktu dan sasaran dalam komunikasi

Dalam berkomunikasi kita harus memperhatikan waktu penyampaian serta keakuratan informasi yang akan kita berikan serta siapa orang-orang yang akan kita ajak berkomunikasi harus kita sesuaikan dengan apa yang akan kita bahas.

·         Kelengkapan Komunikasi

Menyampaikan sebuah informasi atau berita dalam komunikasi tidaklah boleh hanya setengah-setengah karena hal tersebut akan menimbulkan kerancuan atau kesalahpahaman untuk pihak penerimanya.

·        Pemilihan kata-kata yang tepat dalam berkomunikasi Komunikasi terjadi diikuti dengan penyampaian informasi atau berita yang disampaikan melalui kata-kata, oleh karena itu sebaiknya gunakanlah kata-kata yang baik dan benar serta sesuai dengan lawan bicara kita.

Komunikasi memiliki beberapa jenis yang berbeda, berikut adalah jenis-jenis komunikasi yang biasanya terjadi di kehidupan sehari-hari :

·         Komunikasi Intrapersonal

Komunikasi ini adalah komunikasi yang dilakukan oleh diri sendiri misalnya ketika kita sedang berkhayal atau ketika sedang menghadapi konflik batin.

·         Komunikasi Interpersonal

Komunikasi yang biasanya dilakukan oleh 2 orang secara langsung dan komunikasi jenis ini biasanya yang paling efektif karena kita dapat melakukan interaksi secara langsung dan bermakna.

·         Komunikasi dalam kelompok kecil

Komunikasi ini terjadi biasanya di dalam sebuah organisasi yang memiliki anggota tidak terlalu banyak sehingga penyampaian pendapat antar anggota dapat tersampaikan dengan baik dan tidak terlalu sulit.

·         Komunikasi Publik

Komunikasi yang menyangkut khalayak banyak ini dapat dilakukan baik secara langsung atau melalui media-media seperti televisi, radio, dan lain sebagainya. Oleh karena jenis komunikasi ini menyangkut orang banyak maka penyampaian pesan atau informasi menjadi kurang efektif karena pendeskripsian dari masing-masing komunikan pasti berbeda dan timbal balik atau respon yang diberikan oleh komunikan tidak dapat disampaikan secara langsung.

Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif adalah komunikasi yang bertujuan agar komunikan dapat memahami pesan yang disampaikan oleh komunikator dan komunikan memberikan umpan balik yang sesuai dengan pesan. Umpan balik yang sesuai dengan pesan tidak selalu berupa persetujuan. Komunikan dapat saja memberikan umpan balik berupa ketidaksetujuan terhadap pesan, yang terpenting adalah dimengertinya pesan dengan benar oleh komunikan dan komunikator memeroleh umpan balik yang menandakan bahwa pesannya telah dimengerti oleh komunikan. Sebagai contoh, auditor meminta data anggaran kepada auditan. Auditan mengerti permintaan auditor, tetapi menolak memberikan data tersebut, maka komunikasi yang terjadi telah efektif. Komunikasi tersebut efektif, meskipun umpan balik tidak sesuai keinginan auditor, karena pesan telah dimengerti dengan benar dan diberikan umpan balik. 

Agar komunikasi efektif terjadi terdapat 2 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

a.  Keselarasan elemen-elemen komunikasi dengan pesan. Elemen-elemen komunikasi harus mendukung isi pesan.Elemen-elemen komunikasi tersebut adalah komunikator,  encoding, saluran,  decoding, dan komunikannya. Komunikasi akan efektif jika terdapat keselarasan isi pesan dengan elemen-elemen lain dari proses komunikasi.

b.    Minimalisasi hambatan komunikasi. Komunikasi akan efektif jika hambatan berhasil diminimalkan. Hambatan komunikasi dapat terjadi pada tiap elemen komunikasi termasuk pada situasi komunikasi

Berikut ini ilustrasi ketika keselarasan elemen-elemen komunikasi tidak diperhatikan yang mendorong komunikasi menjadi tidak efektif.

Seorang auditor memerlukan data anggaran belanja suatu kantor. Untuk itu, dia meminta seorang petugas kebersihan kantor tersebut untuk meminta data anggaran belanja ke bagian keuangan. Maka, petugas kebersihan tersebut mendatangi salah seorang staf keuangan, dan meminta anggaran belanja. Kemudian, petugas kebersihan kembali ke tempat auditor dan menyerahkan anggaran belanja kepada si auditor. Ketika anggaran tersebut dibaca oleh auditor, maka yang terbaca oleh auditor adalah daftar rencana belanja alat-alat dan bahan-bahan kebersihan satu tahun mendatang. Komunikasi ini tidak efektif karena staf keuangan sebagai komunikan tidak memahami pesan dengan benar. Hal ini disebabkan ketidakselarasan elemen komunikator, yaitu petugas kebersihan, dengan isi pesan.

Implikasi Manajerial

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek yaitu salah satunya

yang dibahas saat ini adalah manajerial atau manajemen

Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu :

1. Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan

2. implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Teori Managerial Grid

Teori dikemukakan oleh Robert K. Blake dan Jane S. Mouton yang membedakan dua dimensi dalam kepemimpinan, yaitu “concern for people” dan “concern for production”. Pada dasarnya teori managerial grid ini mengenal lima gaya kepemimpinan yang didasarkan atas dua aspek tersebut, yaitu

Improvised artinya pemimpin menggunakan usaha yang paling sedikit untuk menyelesaikan tugas tertentu dan hal ini dianggap cukup untuk mempertahankan organisasi.

Country Club artinya kepemimpinann didasarkan kepada hubungan informal antara individu artinya perhatian akan kebutuhan individu dengan persahabatan dan menimbulkan suasana organisasi dan tempo kerja yang nyaman dan ramah.

Team yaitu kepemimpinan yang didasarkan bahwa keberhasilan suatu organisasi tergantung kepada hasil kerja sejumlah individu yang penuh dengan pengabdian dan komitmen. Tekanan untama terletak pada kepemimpinan kelompok yang satu sama lain saling memerlukan. Dasar dari kepemimpinan kelompok ini adalah kepercayaan dan penghargaan.

Task artinya pemimpin memandang efisiensi kerja sebagai factor utama keberhasilan organisasi. Penampilan terletak pada penampilan individu dalam organisasi.

Midle Road artinya kepemimpinan yang menekankan pada tingkat keseimbangan antara tugas dan hubungan manusiawi , dengan kata lain kinerja organisasi yang mencukupi dimungkinkan melalui penyeimbangan kebutuhan untuk bekerja dengan memelihara moral individu pada tingkat yang memuaskan.

Implikasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi

Dalam teori manajerial grid terdapat dua orientasi yang dijadikan ukuran yaitu berfokus pada manusia dan pada tugas. Hal ini menunjukkan bahwa pentingnya hubungan antar individu dalam menyelesaikan tugas yang diberikan kepada bawahan. Sebagai seorang pemimpin, bertugas memberikan arahan serta bimbingan terhadap bawahannya, sehingga mereka dapat mengerjakan pekerjaannya dengan baik. Implikasi teori ini terhadap system komunikasi organisasi adalah bahwa teori ini memandang pentingnya komunikasi dalam menjalankan kepemimpinan dengan lima gaya yang berbeda dari para pemimpin. Adanya orientasi terhadap dua aspek tersebut menunjukkan bahwa kepemimpinan dalam organisasi harus memperhatikan hubungan antar individu satu dengan lainnya sebagai motivasi dalam mengerjakan tugas. Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mampu terjun diberbagai kalangan baik itu dengan para pimpinan lainnya, maupun dengan bawahan sebagai asset berharga organisasi. Semua ini terjalin apbila pemimpin tersebut memiliki pendekatan perilaku yang baik. Hal ini membutuhkan komunikasi yang efektif.

Menurut Blake dan Mouton, gaya kepemimpinan team merupakan gaya kepemimpinan yang paling disukai. Kepemimpinan gaya ini berdasarkan integrasi dari dua kepentingan yaitu pekerjaan dan manusia. Pada umumnya, kepemimpinan gaya team berasumsi bahwa orang akan menghasilkan sesuatu apabila mereka memperoleh kesempatan untuk melakukan pekerjaan yang berarti. Selain itu, dalam kepemimpinan gaya team terdapat kesepkatan untuk melibatkan anggota organisasi dalam pengambilan keputusan dengan maksud mempergunakan kemampuan mereka untuk memperoleh hasil yang terbaik yang mungkin dapat Teori X dan Y

Teori ini dikemukakan oleh Douglas Mc. Gregor (1967), yang memiliki pandangan berbeda mengenai manusia yaitu pada dasarnya manusia bersifat negative (Teori X), dan bersifat positif (Teori Y). Mc. Gregor menyimpulkan bahwa pandangan seorang manajer tentang sifat manusia didasarkan pada pengelompkkkan asumsi tertentu dan manajer tersebut cenderung membentuk perilakunya terhadap bawahan sesuai dengan asumsi tersebut. Dalam teori X, terdapat empat asumsi, diantaranya :

Bawahan tidak suka bekerja dan bilamana mungkin, akan berusaha menghindarinya

Karena bawahan tidak suka bekerja, mereka harus dipaksa, dikendalikan, atau diancam dengan hukuman

Bawahan akan mengellakkan tanggung jawab dan sedapat mungkin hanya mengikuti perintah formal

Kebanyakan bawahan mengutamakan rasa aman (agar tidak ada alasan untuk dipecat) dan hanya menunjukkan sedikit ambisi

Sedangkan, dalam teori X diasumsikan bahwa :

Bawahan memandang bahwa pekerjaan sama alamiahnya dengan istirahat dan bermain

Seseorang yang memiliki komitmen pada tujuan akan melakukan pengarahan dan pengendalian diri

Seseorang yang biasa-biasa saja dapat belajar untuk menerima, bahkan mencari tanggung jawab

Kreativitas yaitu kemampuan untuk membuat keputusan yang baik (pendelegasian wewenang dan tanggung jawab)

Impilkasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi

Teori ini memusatkan bagaimana seorang pemimpin memotivasi orang-orang dengan tipe X dan Y sehingga mampu berkontribusi dalam organisasi. Tipe X yang cenderung malas bekerja dan menyukai diperintah, mungkin akan membuthkan saluran komunikasi yang formal, dimana pemimpin menginstruksikan berbagai perintah secara formal. Berbeda dengan tipe Y, antara pemimpin dengan bawahan akan lebih sering berkomunikasi secara informal atau partisipatif. Hal ini dilakukan karena kedua belah pihak sudah saling memahami dan bawahan memiliki pengalaman yang sudah baik.

Motivasi yang diberikan kepada tipe X, mungkin akan cenderung dengan oemberian hukuman yang tegas, sehingag berbagai peraturan tertulis sebagai media komunikasi akan sangat dibutuhkan. Sedangkan untuk tipe X, komunikasi akan sangat mempengaruhi karena motivasi yang diberikan lebih cenderung kepada aktualisasi diri untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan atau kebijakan dalam organisasi.