Desain dan Struktur Organisasi

  

 DIMENSI STRUKTUR ORGANISASI

Empat desain keputusan (pembagian kerja, pendelegasian kewenangan, pembagian departemen, dan rentang kendali) menghasilkan struktur organisasi, Para peneliti dan praktisi manajemen berusaha untuk mengembangan pemahaman mengenai hubungan antar struktur dan kinerja, sikap, keefektifan, dan variabel lainnya.  Secara umum, gambaran mengenai struktur meliputi formalisasi, sentralisasi, dan kerumitan.

1.     Formalisasi
Formalisasi mengacu derajat dimana segala harapan mengenai cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan diberlakukan. Suatu organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan aturan yang ketat dalam setiap kegiatan / pekerjaan di dalam organisasi. Dengan demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin ketat pula aturan dan prosedur kerja. Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang tinggi, pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian departemen berdasarkan fungsi, dan luasnya rentang kendali.

2.     Sentralisasi
Sentralisasi merupakan dimensi struktur organisasi yang mengacu pada derajat dimana kewenangan untuk mengambil keputusan dikuasai oleh manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan empat desain keputusan adalah sebagai berikut : Semakin tinggi spesialisasi kerja, semakin besar sentralisasi, Semakin sedikit kewenangan yang didelegasikan, semakin besar sentralisasi,  Semakin besar penggunaan departemen berdasarkan fungsi, semakin besar sentralisasi, Semakin luas rentang kendali, semakin besar sentralisasi

3.     Kerumitan
Kerumitan (complexity) adalah suatu struktur organisasi yang mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda dalam organisasi.

 Departementalisasi

 
    Departementalisasi adalah upaya mengelompokan aktivitas pekerjaan sehingga aktivitas-aktivitas dan hubungan yang serupa dan logis dapat diselenggarakan secara serempak. Pertimbangan manajerial yang penting dalam pembentukan departemen adalah dalam menentukan dasar-dasar pengelompokan pekerjaan atau Pengertian adalah pembagian pabrik ke dalam bagian-bagian yang disebut departemen atau pusat biaya (cost center) yang dibebani dengan biaya overhead pabrik.

Dalam departementalisasi biaya overhead pabrik, tarif biaya overhead dihitung untuk setiap departemen produksi dengan dasar pembebanan yang mungkin berbeda diantara departemen-departemen produksi yang ada. Oleh karena itu departementalisasi biaya overhead pabrik memerlukan pembagian perusahaan ke dalam departemen-departemen untuk memudahkan pengumpulan biaya  overhead pabrik yang terjadi. Departemen-departemen inilah yang merupakan pusat-pusat biaya yang merupakan tempat ditandingkannya biaya dengan prestasi yang dihasilkan oleh departemen tersebut.
Lima dasar departementalisasi adalah: fungsional, proses, produk, pelanggan, dan georafi.

1) Lini Fungsional. Masing-masing departemen fungsional mengerjakan bagiannya terpisah dari keseluruhan perusahaan. 

2) Lini Proses. Masing-masing departemen proses mengerjakan bagiannya terpisah dari keseluruhan proses produksi.
3) Lini Produk. Masing-masing departemen memproduksi dan menjual satu produk tertentu.
4) Lini Pelanggan. Masing-masing dari departemen pelanggan memenuhi kebutuhan produk dan jasa konsumen tertentu.
5) Lini geografis. Masing-masing departemen wilayah meproduksi dan menjadi produk di wilayah.
 

Macam departementasi yaitu:
a) Departementasi Fungsional, mengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuak satuan organisasi.
b) Departementasi Devisional, dengan membagi divisi-divisi atas dasar:
1. Struktur Organisasi Divisional atas dasar produk.
2. Struktur Organisasi Divisional atas dasar wilayah.
3. Struktur Organisasi Divisional atas dasar langganan.
4. Struktur Organisasi Dicvisional atas dasar proses.
5. Struktur Organisasi Divisional atas dasar alphanumerical.

4. Rentang Kendali      
Rentang kendali adalah istilah yang sekarang digunakan lebih umum dalam manajemen bisnis, terutama pada manajemen sumber daya manusia. Rentang kendali mengacu pada jumlah bawahan supervisor memiliki. Rentang kendali sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.
 

Ø  Perlunya rentang kendali dalam organisasi:
o    Karena keterbatasan waktu
o    Karena keterbatasan pengetahuan
o    Karena keterbatasan kemampuan
o    Karena keterbatasan perhatian
o    Rentang Kendali setiap pemimpin / manager tidak sama (relatif)
Ø  Faktor-faktor yang membatasi rentang kendali yaitu:
o    Sifat dan terperincinya rencana
o    Latihan-latihan dalam perusahaan
o    Posisi Manager dalam perusahaan
o    Dinamis & Statisnya Organisasi
o    Efektivitas Komunikasi
o    Tipe pekerjaan yang dilakukan
o    Kecakapan & Pengalaman Manager
o    Span of Personality and Energy
o    Dedikasi dan Partisipasi bawahan
 

Manfaat Departementalisasi, biaya overhead pabrik bermanfaat untuk pengendalian biaya dan ketelitian penentuan harga pokok produk. Pengendalian biaya overhead pabrik dapat lebih mudah dilakukan dengan cara menghubungkan biaya dengan pusat terjadinya sehingga dengan demikian akan memperjelas tanggungjawab setiap biaya yang terjadi dalam departemen tertentu. Dengan digunakannya tarif-tarif biaya overhead pabrik yang berbeda-beda untuk tiap departemen, maka pesanan atau produk yang melewati suatu departemen produksi akan dibebani dengan biaya overhead pabrik sesuai tarif dari departemen yang besangkutan. Hal ini mempunyai akibat terhadap ketelitian terhadap penentuan harga pokok produk.
 

Departemen Produksi dan Departemen Jasa
Pemilihan Departemen Produksi
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan jenis departemen yang diperlukan untuk menetapkan tarif overhead departemental yang akurat adalah sebagai berikut:
Kesamaan operasi dan mesin di setiap departemen
Lokasi dari operasi dan mesin
Tanggung jawab atas produksi dan biaya
Hubungan operasi terhadap aliran produk
Jumlah departemen
Pemilihan Departemen Jasa
Jasa yang memberikan manfaat kepada departemen produksi dan departemen jasa lain, dapat diatur dengan cara (1) menetapkan departemen jasa yang terpisah untuk setiap fungsi, (2) menggabungkan berbagai fungsi ke dalam suatu departemen,atau (3) menempatkan beberapa biaya jasa dalam suatu departemen yang disebut tempat penampungan biaya umum pabrik.
Biaya Langsung Departemental
Biaya langsung departemental dapat dibagi menjadi ke dalam kategori-kategori sebagai berikut: (1) supervisi, tenaga kerja tidak langsung, dan lembur, (2) tunjangan tenaga kerja, (3) bahan baku tidak langsung dan perlengkapan, (4) perbaikan dan pemeliharaan, serta (5) langsung dengan departemen asalnya, tanpa memperdulikan apakah departemen tersebut adalah departemen produksi atau departemen jasa.
Biaya Tidak Langsung Departemental
Biaya departemental tidak langsung merupakan biaya overhead yang tidak dapat ditelusuri secara langsung ke departemen karena penggunaan biaya tersebut secara bersama-sama. Misalnya ; sewa gedung, penyusutan, asuransi kebakaran, utilitas dsbnya. Memilih dasar yang sesuai untuk mengalokasikan sebagian besar dari biaya tidak langsung departemental adalah sulit dan besrifat arbitrer. Alokasi harus didasarkan pada salah satu dari daftar berikut:

-Ukuran konsumsi dari suatu sumber daya
-Ukuran output
-Pengganti yang mencerminkan sumber daya yang dikonsumsi
-Alokasi biaya overhead departemen pembantu ke departemen produksi. 

Ada dua macam metode alokasi biaya overhead departemen pembantu:
Metode alokasi langsung BOP dialokasikan ke tiap-tiap departemen produksi yang menikmatinya. Metode ini digunakan apabila jasa departemen pembantu hanya dinikmati oleh departemen produksi saja.
Metode alokasi bertahap, yang terdiri dari:
Metode ini digunakan apabila jasa yang dihasilkan departemen pembantu tidak hanya dipakai oleh departemen produksi saja. Contoh: Departemen pembangkit tenaga listrik memberikan jasa kepada departemen bengkel, sebaliknya departemen pembangkit tenaga listrik menerima jasa reparasi dan pemeliharaan dari departemen bengkel. Metode alokasi bertahap dibagi menjadi dua kelompok metode:
Metode alokasi kontinu
Dalam metode ini, BOP departemen pembantu yang saling memberikan jasa dialokasikan secara terus-menerus sehingga jumlah biaya overhead yang belum dialokasikan menjadi tidak berarti.
Metode aljabar
Dalam metode ini, jumlah biaya tiap deprtemen pembantu dinyatakan dalam persamaan aljabar. Metode alokasi bertahap yang tidak memperhitungkan transfer jasa timbal balik antar departemen pembantu. Metode yang termasuk dalam kelompok ini adalah “metode urutan alokasi yang diatur”

 Implikasi Manajerial desain dan struktur organisasi
 

Dimensi Struktur Organisasi
Tantangan manajemen ketika menjalankan pengorganisasian adalah dalam mendesain struktur organisasi yang paling tepat berkenan dengan berbagai pekerjaan, wewenang, dan departmen.

Dimensi Struktur Organisasi
1. Formalitas. Menunjuk kepada luasnya pengharapan berkenaan dengan maksud dan tujuan pekerjaan ditetapkan, ditulis, dan diselenggarakan.
2. Sentralisasi. Menunjuk kepada tempat wewenang pengambilan keputusan di dalam hirarkhi organisasi.
3. Kompleksitas. Adalah akibat perkembangan langsung pembagian kerja dan penciptaan departmen-departmen.

Dimensi Organisasional. Menunjuk kepada perbedaan karakter organisasional :
Kompleksitas
Formalisasi
Sentralisasi

Departementalisasi
Departementalisasi adalah upaya mengelompokkan aktivitas pekerjaan sehingga aktivitas-aktivitas dan hubungan yang serupa dan logis dapat diselenggarakan secara serempak.
Pertimbangan manajerial yang penting dalam pembentukan department adalah dalam menentukan dasar-dasar pengelompokkan pekerjaan.


Lima dasar departementalisasi adalah: fungsional, proses, produk, pelanggan, dan geografi.
a. Lini fungsional. Masing-masing departmen fungsional mengerjakan bagiannya terpisah dari keseluruhan perusahaan.
b. Lini Proses. Masing-masing departmen proses mengerjakan bagiannya terpisah dari keseluruhan proses produksi.
c. Lini Produk.Masing-masing departmen memproduksi dan menjual satu produk tertentu.
d. Lini Pelanggan. Masing-masing dari departmen pelanggan memenuhi kebutuhan produk dan jasa konsumen tertentu.
e. Lini geografis. Masing-masing department wilayah memproduksi dan menjadi produk di wilayah.

Departmentalisasi lainnya adalah:
a. Multi departemental,
b. Departementalisasi campuran : organisasi matriks,
c. Departementalisasi di perusahaan multinasional.

Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebut departementasi.

Macam-macam departementasi yaitu:
1. Departementasi Fungsional, mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi.

Kebaikannya :
a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama,
b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi,
c. Memusatkan keahlian organisasi,
d. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap fungsi-fungsi  yang ada dalam organisasi.

Kelemahannya :
a. Menciptakan konflik antar fungsi,
b. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas,
c. Umpan balik yang lambat,
d. Memusatkan pada kepentingan tugasnya,
e. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

2. Departementasi Devisional, dengan membagi divisi-divisi atas dasar:
Struktur Organisasi Divisional atas dasar produk,
Struktur Organisasi Divisional atas dasar wilayah,
Struktur Organisasi Divisional atas dasar langganan,
Struktur Organisasi Divisional atas dasar proses,
Struktur Organisasi Divisional atas dasar alphanumerical.
Kebaikan Struktur Divisional :
a. Semua kegiatan mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja terpelihara,
b. Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat,
c. Menempatkan pengembangan dan implemetasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas,
d. Merumuskan tanggung jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pada pertanggung jawaban atas prestasi kerja,
e. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah,
f. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

Kelemahan Struktur Divisional:
a. Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya oerusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas,
b. Seberapa besar delegasi wewenang diberikan,
c. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan,
d. Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi,
e. Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.


Model-model Desain Organisasi
1. DIMENSI KOMPLEKSITAS
Kompleksitas adalah tingkat diferensiasi dalam organisasi.
Jumlah judul pekerjaan ditingkat wewenang yang berbeda dalam  suatu organisasi.

Diferensiasi horozontal = pemisahan horisontal diantara unit-unit.

Diferensiasi Spasial = sebaran secara geografis.

Diferensisi vertikal =  kedalaman struktur organisasi.
Diferensiasi makin meningkat -> kompleksitas meningkatà tingkatan heirarki bertambah.
Akibatnya:
        (1) semakin besar distorsi/miskomunikasi
        (2) makin sulit koordonasinya
        (3) makin sulit melakukan pengawasan

Struktur organisasi yang tinggi (tall) -> banyak lapisan heirarki
       - Struktur yang tinggi mengakibatkan supervisi dan kontrol yang “berorientasi kepada
atasan” yang lebih kuat, koordinasi dan komunikasi lebih rumit karena jumlah lapisan
yang harus dilalui oleh perintah dan feedback jadi lebih banyak.

Struktur organisasi yang datarn -> sedikit lapisan heirarchi
 - Struktur datar, komunikasi dan koordinasi lancar, tetapi mengurangi peluang kenaikkan
jabatan, karena posisi manajer lebih sedikit.

2. DIMENSI FORMALISASI
Sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi distandardisasi, dan sejumlah peraturan yang mengaturperilaku mereka. Makin tinggi formalisasi, makin sedikit pemegang kerja punya kebebasan mengenaiapa yang harus dikerjakan.

Pegawai menangani masukan yang sama dengan cara yang sama, dan menghasilkan keluaran yangsama dan konsisten. Formalisasi rendah pegawai punya banyak kebebasan untuk mengambilkebijakan dalam pekerjaan.

Ada manual mengenai kebijakan dan prosedur (SOP = standard Operation Procedure). Keberadaanformalisasi sangat tergantung dari;
  (1) unskilled vs profesional
  (2) pekerjaan yang berulang-ulang vs perlu inisiatif
  (3) kedudukan dalam heirarki di organisasi
  (4) Bagian produksi vs bagian penelitian, marketing
  (5) meningkatkan prestasi agar biaya rendah (sistim ban berjalan)

3. DIMENSI SENTRALISASI
(1)Tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal dalam organisasi.
(2) Penyebaran kekuasaan untuk membuat keputusan dalam organisasi.
(3) Derajad dimana manajemen puncak mendelegasikan wewenang dalam membuat keputusan

Power vs authority
•Pengolahan informasi dan pengambilan keputusan membantu pncapaian tujuan melalui
koordinasi.
•Organisasi harus cepat menanggapi perubahan kondisi yang terdapat pada titik
dimana perubahan tersebut terjadi. DESENTRALISASI dapat bertindak lebih cepat,
karena tidak terjadi pemrosesan informasi herarki vertikal yang panjang.
•Desentralisasi alat motivasi pegawai karena dapat ikut serta dalam pengambilan
keputusan.
•Sentralisasi atau desentralisasi dipengaruhi oleh tahap siklus hidup organisasi.
•Sentralisasi, lebih hemat.

Implikasi Manajerial Desain dan Struktur Organisasi
Pengorganisasi (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Ada dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja merupaka dasar proses pengorganisasian.

James D. Mooney mengatakan, "Organisasi yaitu setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama." Sedangkan Chester I. Barnard memberikan pengertian organisasi yaitu "Suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih".
Desain dan Struktur Organisasi

1. Pentingnya Struktur dan Desain Organisasi

     Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu mengoptimalkan kinerja baik organisasi maupun anggotanya. Hal ini tercapai apabila ada penataan tugas, aktivitas kerja dan individunya menurut cara-cara tertentu agar tujuan tercapai. Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu menggunakan tipe dan jumlah risorsis dengan tepat (misalnya uang, material, orang) untuk mencapai tujuan. Ini artinya:
Mengorganisasi tugas dalam cara-cara yang paling efisien dan efektif agar tidak ada duplikasi pekerjaan..
     Mengalokasikan kedudukan dan orang agar ada jaminan kalau pekerjaan dapat diselesaikan
Menjelaskan kewenangan, peran, dan tanggung jawab.Namun struktur dan desain organisasi tidak sekadar suatu sarana (means) untuk menjamin agar berbagai aktivitas dikelola dalam cara yang paling efisien. Struktur organisasi yang efektif juga akan membantu proses perencanaan, pembuatan keputusan, dan meminimalisir konflik diantara berbagai departemen dan fungsi akibat dari adanya ekspektasi kerja yang kadang tidak jelas.

Studi klasik dan manajemen keilmuan (scientific management) berfokus pada “one best way” untuk menata organisasi , teori kontingensi berargumen bahwa tidak ada satu struktur dan desain organisasi yang tepat untuk diterapkan bagi setiap – malahan manajer dituntut untuk tahu dengan jeli struktur mana yang “paling tepat”. Karenanya, manajer perlu memahami bagaimana menciptakan struktur dan desain organisasi sambil mempertimbangkan kemajuan teknologi, kekuatan individual, dan sebagainya. Untuk itu, mereka perlu menganalisa kondisi organisasi dan lingkungannya, menentukan desain terbaik, mengimplementasikan, secara kontinyu memonitor dan mengkaji struktur dan desain agar tetap efektif.


2. Beberapa Pendekatan Dalam Proses Departementalisasi

            Departementalisasi merupakan proses penentuan bagian bagian dalam organisasi yang akan bebrtanggungjawab dalam melakukan bermacam jenis pekerjaan yang telah dikategorikan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Dalam mendesain organisasi, khusunya dalam prosesdepartementalisasi, ada beberapa pendekatan yang bisa digunakan oleh organisasi, yaitu pendekatan berdasarkan fungsional, berdasarkan produk, berdasarkan pelanggan, berdasarkan geografis, dan berdasarkan matriks.

    a.Pendekatan Fungsional
Berdasarkan pendekatan ini, proses departementalisasi dilakukan berdasarkan fungsi-fungsi tertentu yang mesti dijalankan dalam sebuah organisasi.

     b.Pendekatan Produk
Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan jenis produk yang dibuat oleh organisasi.

    c.Pendekatan Pelanggan
Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan karateristik pelanggan yang menjadi sasara pelanggan dari organisasi.

    d.Pendekatan Geografis
penetuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan wilayah geografis di mana organisasi beroperasi.

   e.Pendekatan Matriks
Pendekatan departementalisasi terakhir yang diperkenalkan adalah pendekatan matriks. Pendekatan ini pada dasarnya merupaka n proses departementalisasi yang menggabungkan antara pendekatan fungsional  dengan  pendekatan lain, misalnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu, ataupun berdasarkan pendekatan lainnya.

3. Model-model desain organisasi

    Model desain organisasi atau struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Disain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputu¬san dan besaran satuan kerja.

Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2 model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.

A. Desain Organisasi Mekanistik.

Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.
Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
Proses penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.

B. Desain Orgranisasi Orgranik.

Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.

Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit di dalamnya.

Desain struktur subunit didesain sesuai dengan kontinummekanistik organik dengan cara yang konsisten dengan keadaan kondisi lingkungan, khususnya laju perubahan yamg lebih lambat, ketidak pastian yg lebih besar & rentang waktu balikan yang lebih singkat sesuai demgam desain mekanistik.

Desain teknik integratif tekhnik yang cocok, apakah peraturan, perencanaan atau penyesuaian bersama, bergantung pada tingkat diferensiasi sub unit. Semakin besar diferensiasinya semakin besar perlunya peraturan dan perencanaan.
 

4.Implikasi Manajerial

 Kesimpulan nya Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu mengoptimalkan kinerja baik organisasi maupun anggotanya. Hal ini bertujuan untuk tercapai apabila ada penataan tugas, aktivitas kerja dan individunya menurut cara-cara tertentu agar tujuan tercapai. Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu menggunakan tipe dan jumlah dengan untuk mencapai tujuan

kepemimpinan

Kepemimpinan adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Caraalamiah mempelajari kepemimpinan adalah "melakukannya dalam kerja" dengan praktik seperti pemagangan pada seorang seniman ahli, pengrajin, atau praktisi. Dalam hubungan ini sang ahli diharapkan sebagai bagian dari peranya memberikan pengajaran/instruksi.

 TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN

1. Teori Genetik (Genetic Theory)
Penjelasan kepemimpinan yang paling tua adalah teori kepemimpinan “genetic” dengan ungkapan yang sangat populer waktu itu yakni “a leader is born, not made”. Seorang dilahirkan dengan membawa sifat-sifat kepemimpinan dan tidak perlu belajar lagi. Sifat-sifat utama seorang pemimpin diperoleh secara genetik dad orang tuanya.

2. Teori Sifat (Trait Theory)
Sesuai dengan namanya, maka teori ini mengemukakan bahwa efektivitas kepemimpinan sangat tergantung pada kehebatan karakter pemimpin. “Trait” atau sifat-sifat yang dimiliki antara lain kepribadian, keunggulan fisik dan kemampuan social.

Penganut teori ini yakin dengan memiliki keunggulan karakter di atas, maka seseorang akan memiliki kualitas kepemimpinan yang baik dan dapat menjadi pemimpin yang efektif.

Karakter yang harus dimiliki oleh seseorang menurut Judith R. Gordon mencakup kemampuan yang istimewa dalam :
A.    Kemampuan Intelektual
B.    Kematangan Pribadi
C.    Pendidikan
D.    Status Sosial dan Ekonomi
E.    “Human Relations”
F.    Motivasi Intrinsik dan
G.    Dorongan untuk maju (achievement drive).

3. Teori Perilaku (The Behavioral Theory)
Mengacu pada keterbatasan peramalan efektivitas kepemimpinan melalui teori “trait”, para peneliti pada era Perang Dunia ke II sampai era di awal tahun 1950-an mulai mengembangkan pemikiran untuk meneliti “behavior” atau perilaku seorang pemimpin sebagai cara untuk meningkatkan efektivitas kepemimpinan.
Fokus pembahasan teori kepemimpinan pada periode ini beralih dari siapa yang memiliki kemampuan memimpin ke bagaimana perilaku seseorang untuk memimpin secara efektif.

4. Situasional Leadership
Pengembangan teori situasional merupakan penyempurnaan dan kekurangan teori-teori sebelumnya dalam meramalkan kepemimpinan yang paling efektif.

Dalam “situational leadership” pemimpin yang efektif akan melakukan diagnose situasi, memilih gaya kepemimpinan yang efektif dan menerapkannya secara tepat.

Seorang pemimpin yang efektif dalam teori ini harus bisa memahami dinamika situasi dan menyesuaikan kemampuannya dengan dinamika situasi yang ada.

Empat dimensi situasi yakni kemampuan manajerial, karakter organisasi, karakter pekerjaan dan karakter pekerja. Keempatnya secara dinamis akan memberikan pengaruh terhadap efektivitas kepemimpinan seorang.

 Tipologi Kepemimpinan

Sejak dahulu kepemimpinan menjadi salah satu kajian yang menarik untuk di telaah secara mendalam, sebab arah peradaban suatu bangsa tak bisa lepas dari sebuah gaya kepemimpinan seseorang.
Namun tentu saja setiap proporsi kepemimpinan dari seorang pemimpin senantiasa berbeda-beda sebab itu semua bergantung pada bangunan epistemologis dan konstruk ideologisnya masing-masing.
Ada beberapa tipologi kepemimpinan yang sering kali kita temukan dalam gaya seorang pemimpin :

1. Gaya Otoriter/Totaliter yaitu gaya kepemimpinan yang selalu memaksakan kehendaknya pada setiap orang meskipun dengan jalan kekerasan, namun kebijakannya berlaku secara distributif dan tanpa kompromi. Gaya ini secara epistemologis cenderung beraliran Macchiavellian, Hobbesian.

2. Gaya Demokratis yaitu gaya kepemimpinan yang cenderung selalu menggunakan musyawarah, namun gaya ini sangat lemah mengambil sikap dalam setiap tindakannya dan terkesan pragmatik. Gaya ini secara epistemologis cenderung beraliran liberal-moderat.

3. Gaya para Nabi yaitu gaya kepemimpinan yang kharismatik dengan menggunakan jalan kemanusiaan, dalam arti lebih mengutamakan nilai-nilai kemanusiaan, dibanding dengan kepentingan pragmatis. Gaya ini cenderung mengikuti aliran humanistik-teologis.

Dari beberapa tipologi kepemimpinan di atas, maka kita dapat memahami bangunan epistemologis dan konstruk ideologisnya melalui gaya kepemimpinan dari seorang pemimpin.
Dari hal tersebut di atas, maka kita dapat memahami pula bahwa tidak saya maupun anda, setiap pemimpin dapat kita ketahui bangunan ideologis maupun epistemologis melalui gaya kepemimpinan yang implementasikan.

 FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEPEMIMNPINAN.
Kepemimpinan merupakan suatu proses dengan berbagai cara mempengaruhi orang atau sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kepemimpinan merupakan suatu proses dengan berbagai cara mempengaruhi orang atau sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan bersama.  Ada beberapa pengertian kepemimpinan, antara lain:
1. Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi, dalam situasi tertentu dan langsung melalui proses komunikasi untuk mencapai satu atau beberapa tujuan tertentu (Tannebaum, Weschler and Nassarik, 1961, 24).
2. Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7).
3. Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktifitas kelompok yang diatur untuk mencapai tujuan bersama (Rauch & Behling, 1984, 46).
4. Kepemimpinan adalah kemampuan seni atau tehnik untuk membuat sebuah kelompok atau orang mengikuti dan menaati segala keinginannya.
5. Kepemimpinan adalah suatu proses yang memberi arti (penuh arti kepemimpinan) pada kerjasama dan dihasilkan dengan kemauan untuk memimpin dalam mencapai tujuan (Jacobs & Jacques, 1990, 281).

Faktanya ada banyak hal yang mempengaruhi kepemimpinan itu sendirinya, terlebih fakta oraganisasi satu dengan lainnya sangat beragam sehingga ada banyak hal yang mempengaruhi kepemimpinan. Pada tahap inilah bukan hanya konsep kepemimpinan yang mempunyai pengaruh besar tetapi juga keterampilan spontan dan teknis pemimpin itu sendiri yang banyak menentukan keberhasilan sebuah kepemimpinan mengingat fakta organisasi tersebut beragam.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kepemimpinan adalah sebagai berikut :
A. Faktor Kemampuan Personal
Pengertian kemampuan adalah kombinasi antara potensi sejak pemimpin dilahirkan ke dunia sebagai manusia dan faktor pendidikan yang ia dapatkan. Jika seseorang lahir dengan kemampuan dasar kepemimpinan, ia akan lebih hebat jika mendapatkan perlakuan edukatif dari lingkungan, jika tidak, ia hanya akan menjadi pemimpin yang biasa dan standar. Sebaliknya jika manusia lahir tidak dengan potensi kepemimpinan namun mendapatkan perlakuan edukatif dari lingkunganya akan menjadi pemimpin dengan kemampuan yang standar pula. Dengan demikian antara potensi bawaan dan perlakuan edukatif lingkungan adalah dua hal tidak terpisahkan yang sangat menentukan hebatnya seorang pemimpin.
B. Faktor Jabatan
Pengertian jabatan adalah struktur kekuasaan yang pemimpin duduki. Jabatan tidak dapat dihindari terlebih dalam kehidupan modern saat ini, semuanya seakan terstrukturifikasi. Dua orang mempunyai kemampuan kepemimpinan yang sama tetapi satu mempunyai jabatan dan yang lain tidak maka akan kalah pengaruh. sama-sama mempunyai jabatan tetapi tingkatannya tidak sama maka akan mempunya pengarauh yang berbeda.
C. Faktor Situasi dan Kondisi
Pengertian situasi adalah kondisi yang melingkupi perilaku kepemimpinan. Disaat situasi tidak menentu dan kacau akan lebih efektif jika hadir seorang pemimpin yang karismatik. Jika kebutuhan organisasi adalah sulit untuk maju karena anggota organisasi yang tidak berkepribadian progresif maka perlu pemimpin transformasional. Jika identitas yang akan dicitrakan oragnisasi adalah religiutas maka kehadiran pemimpin yang mempunyai kemampuan kepemimpinan spritual adalah hal yang sangat signifikan. Begitulah situasi berbicara, ia juga memilah dan memilih kemampuan para pemimpin, apakah ia hadir disaat yang tepat atau tidak.

Implikasi manajerial kepemimpinan dalam organisasi

Teori Managerial Grid

Teori dikemukakan oleh Robert K. Blake dan Jane S. Mouton yang membedakan dua dimensi dalam kepemimpinan, yaitu “concern for people” dan “concern for production”. Pada dasarnya teorimanagerial grid ini mengenal lima gaya kepemimpinan yang didasarkan atas dua aspek tersebut, yaitu :

Improvised artinya pemimpin menggunakan usaha yang paling sedikit untuk menyelesaikan tugas tertentu dan hal ini dianggap cukup untuk mempertahankan organisasi.
Country Club artinya kepemimpinann didasarkan kepada hubungan informal antara individu artinya perhatian akan kebutuhan individu dengan persahabatan dan menimbulkan suasana organisasi dan tempo kerja yang nyaman dan ramah.

Team yaitu kepemimpinan yang didasarkan bahwa keberhasilan suatu organisasi tergantung kepada hasil kerja sejumlah individu yang penuh dengan pengabdian dan komitmen. Tekanan untama terletak pada kepemimpinan kelompok yang satu sama lain saling memerlukan. Dasar dari kepemimpinan kelompok ini adalah kepercayaan dan penghargaan.

Task artinya pemimpin memandang efisiensi kerja sebagai factor utama keberhasilan organisasi. Penampilan terletak pada penampilan individu dalam organisasi.
Midle Road artinya kepemimpinan yang menekankan pada tingkat keseimbangan antara tugas dan hubungan manusiawi , dengan kata lain kinerja organisasi yang mencukupi dimungkinkan melalui penyeimbangan kebutuhan untuk bekerja dengan memelihara moral individu pada tingkat yang memuaskan.

Pengalaman organisasi

Pengalaman organisasi yang pernah saya ikuti adalah sewaktu duduk di sekolah menengah pertama. Pada saat itu saya mengikuti pemilihan anggota OSIS. Dalam seleksi yang sangat ketat akhirnya saya hanya terpilih sebagai ketua mading sekolah hahaha. Meskipun begitu saya bersyukur masih dipercaya untuk diberi amanah dan tanggung jawab sebagai ketua.  Dalam setiap mengerjakan pekerjaan saya sebagai ketua mading sekolah, saya selalu di hadapkan pada sebuah keputusan. Dalam mengambil keputusan saya selalu berunding kepada anggota OSIS yang lain agar keputusan yang saya ambil tidak merugikan anggota yang lain. Dalam mengambil keputusan juga kita harus memikirkan sesama, jangan egois dan hanya mementingkan kepentingan sendiri, karena sebagai pemimpin kita memiliki amanah dan tanggung jawab yang besar.

komunikasi

Pengertian dan  Arti Penting Komunikasi

Manusia merupakan makhluk sosial yang dimana kegiatanya tidak lepas dari berinteraksi / berkomunikasi antara manusia satu dengan yang lainnya. Tanpa adanya komunikasi manasia akan kesulitan karena manusia itu tidak dapat hidup sendiri tanpa bantuan orang lain. Maka dari itu kita perlu mengetahui pengertian dan maanfaat komunikasi di dalam kehidupan sehari hari maupun dalam kehidupan berorganisasi

Pengertian komunikasi disini sendiri adalah penyampaian pesan dari komunikator atau sender kepada komunikan atau receiver melalui media tertentu yang menyebabkan adanya respon antara sender dan receiver. Komunikasi itu termasuk dalam fungsi dasar dari manajemen dalam organisasi, sedangkan organisasi itu sendiri merupakan sekelompok orang yang bekerjasama  untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi bisa diartikan bahwa komunikasi dalam organisasi itu merupakan suatu komunikasi atau proses untuk anggota menghimpun informasi yang berhubungan dengan organisasi itu dan merubah apa saja yang terjadi di dalamnya. Komunikasi itu sangat penting supaya tidak terjadi kesalahan dalam menyampaikan informasi ke semua anggota di suatu organisasi sehingga tercapainya suatu tujuan.

komunikasi yang efektif sangat penting bagi manajer, karena sebagai proses dimana fungsi manajemen seperti fungsi perencanaan, fungsi pengoranisasian, fungsi kepemimpinan, fungsi pengendalian dapat dicapai. Dan biasanya komunikasi sering terganggu karena adanya masalah semati / arti kata, tak adanya umpan balik, saluran komunikasi, gangguan fisik, perbedaan budaya dan status.

 Ada pedoman untuk mendapatkan komunikasi secara efektif antara lain yaitu bahwa seseorang harus mendengarkan secara aktif, usahakan memberikan umpan balik, langsung pada masalah, menggambarkan situasi dan meringkas. Proses komunikasi memungkinkan para manajer menjalankan tanggung jawab dan informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi manajer baik secara lisan maupun tulisan.

Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain

Jenis dan Proses Komunikasi

  

Komunikasi terjadi harus berdasar faktor-faktor di bawah ini juga agar komunikasi dapat berjalan lancar baik untuk pihak komunikator maupun komunikan.

·         Ketepatan waktu dan sasaran dalam komunikasi

Dalam berkomunikasi kita harus memperhatikan waktu penyampaian serta keakuratan informasi yang akan kita berikan serta siapa orang-orang yang akan kita ajak berkomunikasi harus kita sesuaikan dengan apa yang akan kita bahas.

·         Kelengkapan Komunikasi

Menyampaikan sebuah informasi atau berita dalam komunikasi tidaklah boleh hanya setengah-setengah karena hal tersebut akan menimbulkan kerancuan atau kesalahpahaman untuk pihak penerimanya.

·        Pemilihan kata-kata yang tepat dalam berkomunikasi Komunikasi terjadi diikuti dengan penyampaian informasi atau berita yang disampaikan melalui kata-kata, oleh karena itu sebaiknya gunakanlah kata-kata yang baik dan benar serta sesuai dengan lawan bicara kita.

Komunikasi memiliki beberapa jenis yang berbeda, berikut adalah jenis-jenis komunikasi yang biasanya terjadi di kehidupan sehari-hari :

·         Komunikasi Intrapersonal

Komunikasi ini adalah komunikasi yang dilakukan oleh diri sendiri misalnya ketika kita sedang berkhayal atau ketika sedang menghadapi konflik batin.

·         Komunikasi Interpersonal

Komunikasi yang biasanya dilakukan oleh 2 orang secara langsung dan komunikasi jenis ini biasanya yang paling efektif karena kita dapat melakukan interaksi secara langsung dan bermakna.

·         Komunikasi dalam kelompok kecil

Komunikasi ini terjadi biasanya di dalam sebuah organisasi yang memiliki anggota tidak terlalu banyak sehingga penyampaian pendapat antar anggota dapat tersampaikan dengan baik dan tidak terlalu sulit.

·         Komunikasi Publik

Komunikasi yang menyangkut khalayak banyak ini dapat dilakukan baik secara langsung atau melalui media-media seperti televisi, radio, dan lain sebagainya. Oleh karena jenis komunikasi ini menyangkut orang banyak maka penyampaian pesan atau informasi menjadi kurang efektif karena pendeskripsian dari masing-masing komunikan pasti berbeda dan timbal balik atau respon yang diberikan oleh komunikan tidak dapat disampaikan secara langsung.

Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif adalah komunikasi yang bertujuan agar komunikan dapat memahami pesan yang disampaikan oleh komunikator dan komunikan memberikan umpan balik yang sesuai dengan pesan. Umpan balik yang sesuai dengan pesan tidak selalu berupa persetujuan. Komunikan dapat saja memberikan umpan balik berupa ketidaksetujuan terhadap pesan, yang terpenting adalah dimengertinya pesan dengan benar oleh komunikan dan komunikator memeroleh umpan balik yang menandakan bahwa pesannya telah dimengerti oleh komunikan. Sebagai contoh, auditor meminta data anggaran kepada auditan. Auditan mengerti permintaan auditor, tetapi menolak memberikan data tersebut, maka komunikasi yang terjadi telah efektif. Komunikasi tersebut efektif, meskipun umpan balik tidak sesuai keinginan auditor, karena pesan telah dimengerti dengan benar dan diberikan umpan balik. 

Agar komunikasi efektif terjadi terdapat 2 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

a.  Keselarasan elemen-elemen komunikasi dengan pesan. Elemen-elemen komunikasi harus mendukung isi pesan.Elemen-elemen komunikasi tersebut adalah komunikator,  encoding, saluran,  decoding, dan komunikannya. Komunikasi akan efektif jika terdapat keselarasan isi pesan dengan elemen-elemen lain dari proses komunikasi.

b.    Minimalisasi hambatan komunikasi. Komunikasi akan efektif jika hambatan berhasil diminimalkan. Hambatan komunikasi dapat terjadi pada tiap elemen komunikasi termasuk pada situasi komunikasi

Berikut ini ilustrasi ketika keselarasan elemen-elemen komunikasi tidak diperhatikan yang mendorong komunikasi menjadi tidak efektif.

Seorang auditor memerlukan data anggaran belanja suatu kantor. Untuk itu, dia meminta seorang petugas kebersihan kantor tersebut untuk meminta data anggaran belanja ke bagian keuangan. Maka, petugas kebersihan tersebut mendatangi salah seorang staf keuangan, dan meminta anggaran belanja. Kemudian, petugas kebersihan kembali ke tempat auditor dan menyerahkan anggaran belanja kepada si auditor. Ketika anggaran tersebut dibaca oleh auditor, maka yang terbaca oleh auditor adalah daftar rencana belanja alat-alat dan bahan-bahan kebersihan satu tahun mendatang. Komunikasi ini tidak efektif karena staf keuangan sebagai komunikan tidak memahami pesan dengan benar. Hal ini disebabkan ketidakselarasan elemen komunikator, yaitu petugas kebersihan, dengan isi pesan.

Implikasi Manajerial

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek yaitu salah satunya

yang dibahas saat ini adalah manajerial atau manajemen

Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu :

1. Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan

2. implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Teori Managerial Grid

Teori dikemukakan oleh Robert K. Blake dan Jane S. Mouton yang membedakan dua dimensi dalam kepemimpinan, yaitu “concern for people” dan “concern for production”. Pada dasarnya teori managerial grid ini mengenal lima gaya kepemimpinan yang didasarkan atas dua aspek tersebut, yaitu

Improvised artinya pemimpin menggunakan usaha yang paling sedikit untuk menyelesaikan tugas tertentu dan hal ini dianggap cukup untuk mempertahankan organisasi.

Country Club artinya kepemimpinann didasarkan kepada hubungan informal antara individu artinya perhatian akan kebutuhan individu dengan persahabatan dan menimbulkan suasana organisasi dan tempo kerja yang nyaman dan ramah.

Team yaitu kepemimpinan yang didasarkan bahwa keberhasilan suatu organisasi tergantung kepada hasil kerja sejumlah individu yang penuh dengan pengabdian dan komitmen. Tekanan untama terletak pada kepemimpinan kelompok yang satu sama lain saling memerlukan. Dasar dari kepemimpinan kelompok ini adalah kepercayaan dan penghargaan.

Task artinya pemimpin memandang efisiensi kerja sebagai factor utama keberhasilan organisasi. Penampilan terletak pada penampilan individu dalam organisasi.

Midle Road artinya kepemimpinan yang menekankan pada tingkat keseimbangan antara tugas dan hubungan manusiawi , dengan kata lain kinerja organisasi yang mencukupi dimungkinkan melalui penyeimbangan kebutuhan untuk bekerja dengan memelihara moral individu pada tingkat yang memuaskan.

Implikasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi

Dalam teori manajerial grid terdapat dua orientasi yang dijadikan ukuran yaitu berfokus pada manusia dan pada tugas. Hal ini menunjukkan bahwa pentingnya hubungan antar individu dalam menyelesaikan tugas yang diberikan kepada bawahan. Sebagai seorang pemimpin, bertugas memberikan arahan serta bimbingan terhadap bawahannya, sehingga mereka dapat mengerjakan pekerjaannya dengan baik. Implikasi teori ini terhadap system komunikasi organisasi adalah bahwa teori ini memandang pentingnya komunikasi dalam menjalankan kepemimpinan dengan lima gaya yang berbeda dari para pemimpin. Adanya orientasi terhadap dua aspek tersebut menunjukkan bahwa kepemimpinan dalam organisasi harus memperhatikan hubungan antar individu satu dengan lainnya sebagai motivasi dalam mengerjakan tugas. Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mampu terjun diberbagai kalangan baik itu dengan para pimpinan lainnya, maupun dengan bawahan sebagai asset berharga organisasi. Semua ini terjalin apbila pemimpin tersebut memiliki pendekatan perilaku yang baik. Hal ini membutuhkan komunikasi yang efektif.

Menurut Blake dan Mouton, gaya kepemimpinan team merupakan gaya kepemimpinan yang paling disukai. Kepemimpinan gaya ini berdasarkan integrasi dari dua kepentingan yaitu pekerjaan dan manusia. Pada umumnya, kepemimpinan gaya team berasumsi bahwa orang akan menghasilkan sesuatu apabila mereka memperoleh kesempatan untuk melakukan pekerjaan yang berarti. Selain itu, dalam kepemimpinan gaya team terdapat kesepkatan untuk melibatkan anggota organisasi dalam pengambilan keputusan dengan maksud mempergunakan kemampuan mereka untuk memperoleh hasil yang terbaik yang mungkin dapat Teori X dan Y

Teori ini dikemukakan oleh Douglas Mc. Gregor (1967), yang memiliki pandangan berbeda mengenai manusia yaitu pada dasarnya manusia bersifat negative (Teori X), dan bersifat positif (Teori Y). Mc. Gregor menyimpulkan bahwa pandangan seorang manajer tentang sifat manusia didasarkan pada pengelompkkkan asumsi tertentu dan manajer tersebut cenderung membentuk perilakunya terhadap bawahan sesuai dengan asumsi tersebut. Dalam teori X, terdapat empat asumsi, diantaranya :

Bawahan tidak suka bekerja dan bilamana mungkin, akan berusaha menghindarinya

Karena bawahan tidak suka bekerja, mereka harus dipaksa, dikendalikan, atau diancam dengan hukuman

Bawahan akan mengellakkan tanggung jawab dan sedapat mungkin hanya mengikuti perintah formal

Kebanyakan bawahan mengutamakan rasa aman (agar tidak ada alasan untuk dipecat) dan hanya menunjukkan sedikit ambisi

Sedangkan, dalam teori X diasumsikan bahwa :

Bawahan memandang bahwa pekerjaan sama alamiahnya dengan istirahat dan bermain

Seseorang yang memiliki komitmen pada tujuan akan melakukan pengarahan dan pengendalian diri

Seseorang yang biasa-biasa saja dapat belajar untuk menerima, bahkan mencari tanggung jawab

Kreativitas yaitu kemampuan untuk membuat keputusan yang baik (pendelegasian wewenang dan tanggung jawab)

Impilkasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi

Teori ini memusatkan bagaimana seorang pemimpin memotivasi orang-orang dengan tipe X dan Y sehingga mampu berkontribusi dalam organisasi. Tipe X yang cenderung malas bekerja dan menyukai diperintah, mungkin akan membuthkan saluran komunikasi yang formal, dimana pemimpin menginstruksikan berbagai perintah secara formal. Berbeda dengan tipe Y, antara pemimpin dengan bawahan akan lebih sering berkomunikasi secara informal atau partisipatif. Hal ini dilakukan karena kedua belah pihak sudah saling memahami dan bawahan memiliki pengalaman yang sudah baik.

Motivasi yang diberikan kepada tipe X, mungkin akan cenderung dengan oemberian hukuman yang tegas, sehingag berbagai peraturan tertulis sebagai media komunikasi akan sangat dibutuhkan. Sedangkan untuk tipe X, komunikasi akan sangat mempengaruhi karena motivasi yang diberikan lebih cenderung kepada aktualisasi diri untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan atau kebijakan dalam organisasi.